3. Lettre au comité

Ministère de la Justice Canada

Sous-ministre de la Justice et sous-procureur général du Canada

Ottawa, Canada
K1A 0H8

12 août 2022

L’honorable Jim Carr, c.p., O.M., député
Comité permanent de la sécurité publique et nationale
131, rue Queen, 6e étage
Chambre des communes
Ottawa (Ontario) K1A 0A6

Monsieur le Député,

Je vous écris dans le but de fournir des renseignements généraux afin d’aider le Comité permanent de la sécurité publique et nationale de la Chambre des communes (« le Comité ») en vue de ma comparution au nom du ministère de la Justice du Canada le 16 août 2022.

Tout d’abord, je tiens à souligner la perte et l’impact dévastateurs pour les familles, les proches et les communautés des victimes de l’incident survenu en Nouvelle-Écosse en avril 2020. Le gouvernement du Canada s’est engagé à soutenir pleinement l’enquête de la Commission des pertes massives (« enquête de la CPM ») dans son important travail. Le ministère de la Justice du Canada représente le gouvernement du Canada dans l’enquête de la CPM.

L’une des responsabilités des avocats et des parajuristes du ministère de la Justice est de recueillir les documents du gouvernement du Canada, de les examiner afin de déterminer s’ils sont pertinents aux fins de l’enquête de la CPM et s’ils contiennent des renseignements assujettis à un privilège en droit, et de les déposer devant la CPM. La présente lettre vise à fournir des renseignements généraux sur le processus de production de documents. Elle traite aussi spécifiquement de ce qui s’est produit concernant les 35 pages de notes d’officiers supérieurs de la GRC qui nécessitaient un examen plus approfondi avant d’être divulguées à la CPM.

Bien que je vous écrive et que je comparaisse devant le Comité au nom du ministre de la Justice et procureur général du Canada, je tiens à préciser que le ministre et son cabinet n’ont participé en aucune façon à l’examen ou à la production de documents à la CPM. Ce travail est dirigé par des avocats et des parajuristes du bureau régional de l’Atlantique du ministère de la Justice.

I. Le rôle de JUS dans le processus de production des documents de la CPM

a) Cadre de la CPM pour la production de documents

Pour mener son enquête, la CPM a demandé aux participants, dont le gouvernement du Canada, de lui fournir des documents pertinents. Le processus de collecte et de divulgation des documents est connu sous le nom de « production de documents ». La production de documents dans le cadre de l’enquête de la CPM est similaire au processus suivi dans la tenue d’autres enquêtes publiques ou de litiges civils en général. Une partie doit divulguer les documents en sa possession qui sont pertinents relativement à l’instance et qui ne sont assujettis à aucun privilège en droit. La production de documents du gouvernement du Canada à l’enquête de la CPM a commencé en février 2021 et s’est effectuée de façon continue, au fur et à mesure de l’avancement des procédures.

Les règles 15 à 19 des Règles de pratique et de procédure de la CPM énoncent les règles régissant la production de documents. En plus, la CPM et le gouvernement du Canada ont conclu une entente le 17 mars 2021 afin de traiter les situations où un document à l’égard duquel un privilège aurait dû être revendiqué a été divulgué par inadvertance. Ainsi, le gouvernement du Canada peut récupérer le document afin de protéger les renseignements privilégiés, et la CPM a convenu qu’une telle divulgation ne constituerait pas une renonciation au privilège.

À ce jour, la CPM a délivré 39 assignations à produire des documents à diverses entités au sein du gouvernement fédéral. En général, les assignations décrivent les documents ou les catégories de documents qui doivent être produits. Ils facilitent également le suivi de la production de vastes volumes de documents. Le gouvernement du Canada a commencé à déposer des documents de manière proactive devant la CPM le 26 février 2021, avant même que des assignations soient délivrées.

b) Le processus de collecte et d’examen des documents du Canada

Le processus de production de documents du gouvernement du Canada pour l’enquête de la CPM est géré par des avocats et des parajuristes du ministère de la Justice. Il s’agit d’un processus technique, ardu et complexe.

La collecte des documents en vue de leur divulgation prévue à la CPM a commencé vers le mois de novembre 2020, et se poursuit depuis. À ce jour, plus de 75 000 documents ont été divulgués à la CPM. La production de documents est un processus continu et évolutif qui se poursuit. Les documents sont classés par ordre de priorité pour l’examen et la production en fonction des priorités cernées par les avocats de la CPM et des besoins immédiats pour les audiences publiques qui sont à venir.

La divulgation de documents du gouvernement du Canada à la CPM concerne de nombreux ministères et organismes gouvernementaux, dont la GRC, Sécurité publique Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada, le ministère de la Défense nationale, Transports Canada, Service correctionnel Canada et Services publics et Approvisionnement Canada.

Les documents ont été recueillis auprès de chaque ministère ou entité et ont été transmis au ministère de la Justice soit par des services de transfert de fichiers électroniques, soit sur des clés USB ou disques durs. Les documents électroniques ont ensuite été importés dans le programme de gestion de documents du ministère de la Justice.

L’étape suivante consiste à faire examiner, classer et annoter les documents par des avocats et des parajuristes. Chaque document doit être évalué du point de vue de la pertinence et du privilège. Il s’agit d’un processus minutieux et de longue durée. Certains documents, tels que les notes manuscrites, sont plus longs à examiner, car ils ne peuvent en aucun cas être lus électroniquement et nécessitent une lecture faite manuellement par une personne. La pertinence et les privilèges sont faits par les avocats et les parajuristes du ministère de la Justice, de concert avec les ministères et organismes pertinents, tels que requis. Le ministre de la Justice et le cabinet du ministre ne participent pas à ces décisions.

Afin d’évaluer la pertinence, chaque examinateur étudie le mandat de la CPM tel qu’il est énoncé dans le décret qui a créé l’enquête ainsi que les conditions applicables à toute assignation. L’examen portant sur l’existence d’un privilège cerne l’information qui est protégée en droit contre la divulgation aux termes de la common law et des lois. Le privilège peut viser l’entièreté ou une partie d’un document. Les privilèges de common law comprennent le secret professionnel de l’avocat et le privilège relatif au litige. Les privilèges d’origine législative comprennent ceux qui sont prévus par la Loi sur la preuve au Canada, tels que le privilège d’intérêt public, les renseignements susceptibles de porter atteinte à la sécurité nationale et les documents confidentiels du Cabinet. Les renseignements qui pourraient compromettre une enquête en cours ou la sécurité d’un policier sont des exemples de privilège d’intérêt public. Lorsque des informations privilégiées sont relevées au cours de l’examen des documents, des caviardages sont appliqués au document par le système électronique et le type de privilège qui s’applique est noté.

Certaines revendications de privilège sont plus évidentes, comme le secret professionnel de l’avocat dans les cas où un document contient les avis juridiques qu’un avocat donne à son client. D’autres privilèges sont moins évidents et nécessitent une consultation avec les clients ou les avocats qui sont des experts en la matière afin de déterminer si l’information est privilégiée.

Les documents dont la pertinence a été confirmée et qui ne sont assujettis à aucun privilège, ou qui ne le sont que partiellement, sont préparés en vue de leur dépôt devant la CPM conformément aux protocoles de transfert convenus avec la CPM. Toute information privilégiée est caviardée. Certaines informations personnelles ou non pertinentes peuvent également être caviardées. Les documents sont traités dans le système de gestion des documents du ministère de la Justice dans un format compatible aux fins de l’importation dans le système de la CPM. Cet ensemble de documents est soumis à un contrôle de qualité, puis envoyé au gestionnaire de documents de la CPM, soit par une application de transfert de fichiers, soit sur un disque dur livré en personne.

Selon la compréhension du ministère de la Justice, lorsque la CPM reçoit des documents de divulgations des participants, la CPM doit importer les documents dans son système électronique pour les examiner. Le CPM peut ajouter des caviardages aux documents, par exemple pour protéger des renseignements personnels, ou lorsque l’information est graphique, sensible ou non pertinente à son mandat. Les caviardages faits par la CPM peuvent être importants pour l’approche de la CPM d’être respectueux des traumatismes subis, qui vise à minimiser le potentiel de préjudices supplémentaires, le réveil des traumatismes et à améliorer la sécurité, le contrôle et la résilience.

La CPM divulgue ensuite les documents à tous les participants par lots par le biais de son système de gestion électronique des documents. Les documents divulgués aux participants par la CPM sont soumis à un engagement de confidentialité, ce qui signifie qu’ils ne peuvent être utilisés qu’aux fins de l’enquête de la CPM et ne peuvent être divulgués ultérieurement. Les documents deviennent généralement publics lorsqu’ils sont déposés en tant que pièces à une audience de la CPM, versés au dossier lors d’un entretien avec un témoin ou lorsqu’’ils sont mentionnés dans l’un des documents de base préparés par la CPM, dans lesquels sont résumées les preuves sur des questions particulières de l’enquête. Lorsque les documents sont rendus publics dans le cadre de l’enquête de la CPM, ils peuvent toujours contenir les caviardages faits par les participants ou par le CPM.

Lorsque les avocats de la CPM soulèvent des questions sur les informations caviardées par le gouvernement du Canada, les avocats du ministère de la Justice et les avocats de la CPM ont entamé des discussions en vue de parvenir à un accord sur les informations à caviarder. Dans certains cas, la CPM a demandé aux avocats du ministère de la Justice de réexaminer les documents afin de confirmer que les caviardages étaient justifiés. Les avocats du ministère de la Justice ont alors réexaminé les documents et, le cas échéant, ont divulgué à nouveau les documents en apportant des modifications aux caviardages. Il est également arrivé que les avocats de la Commission inspectent les documents non caviardés et que les parties parviennent à un accord mutuel sur les caviardages.

II. 35 pages de notes d’officiers supérieurs nécessitant un examen plus approfondi sur la question des privilèges

En janvier et février 2022, dans le cadre de la production de documents, des avocats et des parajuristes du ministère de la Justice ont examiné les notes manuscrites de certains officiers supérieurs de la Division H de la GRC en vue de leur divulgation à la CPM. Au cours de cet examen, les avocats et les parajuristes du ministère de la Justice ont repéré, dans 35 pages de quatre séries de notes, du contenu susceptible d’être protégé par un privilège en droit nécessitant un examen plus approfondi. Les notes étaient celles du surint. pr. Chris Leather, de la surint. pr. Janis Gray, du surint. Darren Campbell et de l’insp. Murray Marcichiw.

À ce moment-là, la CPM demandait la divulgation de plusieurs séries de documents prioritaires, y compris des notes d’officiers supérieurs. Les 11 février et 2 mars 2022, les avocats du ministère de la Justice ont autorisé la divulgation à la CPM de quatre séries de notes totalisant 2 414 pages et ont conservé temporairement 35 pages pour un examen plus approfondi.

Par inadvertance, les avocats du ministère de la Justice n’ont pas informé la CPM du fait que 35 pages nécessitaient un examen plus approfondi relatif à l’existence d’un privilège. L’intention des avocats du ministère de la Justice était de divulguer à nouveau les documents complets, y compris les 35 pages, après avoir complété leur examen relatif à l’existence d’un privilège. Des documents pour la CPM avaient déjà été récupérés et remplacés par de nouvelles versions, par exemple quand le CPM a demandé aux avocats du Ministère de réexaminer les documents afin de confirmer que les caviardages étaient justifiés. Il est également arrivé que des caviardages nécessaires aient été omis, conformément au protocole traitant des divulgations par inadvertance d’informations privilégiées, décrit ci-dessus.

Les avocats du ministère de la Justice ont pris la décision de conserver ces pages pour un examen plus approfondi des privilèges. Le ministre de la Justice et le cabinet du ministre n’étaient pas au courant de cette décision et n’y ont aucunement participé.

Le ministère de la Justice a terminé l’examen de ces 35 pages, qui ont maintenant toutes été divulguées à la CPM. Plus précisément, le 30 mai 2022, 13 pages des notes du surint. Campbell et deux pages des notes de l’insp. Murray Marcichiw ont été divulguées; le 24 juin 2022, 17 pages des notes du surint. pr. Chris Leather ont été divulguées; et le 22 juillet 2022, trois pages des notes de la surint. pr. Janis Gray ont été divulguées.

Seulement quatre des 35 pages nécessitant un examen plus approfondi (dans les notes du surint. Campbell) faisaient référence à la rencontre qui a eu lieu le 28 avril 2020 avec la commissaire, rencontre qui est au centre de l’étude de ce Comité. Aucune partie de ces notes de la rencontre du 28 avril 2020 n’avait été caviardée lorsqu’elles ont été divulguées à la CPM le 30 mai 2022.

Le reste des 35 pages nécessitant un examen plus approfondi ne sont pas en lien à la rencontre du 28 avril 2020. On y retrouve le caviardage de certains renseignements non pertinents (par exemple, les heures de fin de quart, des notes sur d’autres enquêtes de la GRC non liées, des tâches administratives non pertinentes); des renseignements personnels (comme une situation d’inactivité de congé de maladie, les coordonnées, les renseignements personnels sur la santé de la personne ou des employés); et des informations privilégiées en droit (l’article 37 de la Loi sur la preuve au Canada, le secret professionnel de l’avocat). Aucune des informations caviardées dans les 35 pages ne concerne la rencontre du 28 avril 2020.

Le ministère de la Justice reconnaît que c’était une erreur de ne pas informer immédiatement la CPM que 35 pages nécessitaient un examen plus approfondi et regrette cette omission. Les avocats de la CPM et ceux du ministère de la Justice ont discuté de cette situation. Les avocats du ministère de la Justice ont expliqué comment l’omission s’était produite et ont fourni un compte rendu complet des 35 pages. Les avocats du ministère de la Justice ont également entamé des discussions approfondies avec les avocats de la CPM concernant les processus de production de documents du gouvernement du Canada pour assurer que ces processus sont transparents et soutiennent pleinement le travail de la CPM.

III. Conclusion

Le ministère de la Justice s’est engagé à soutenir le travail de l’enquête de la CPM. Les avocats et les parajuristes du ministère de la Justice ont travaillé et continuent de le faire avec diligence afin d’assurer la production de documents complets et en temps opportun. J’ai pleinement confiance au professionnalisme des avocats et des parajuristes du ministère qui représentent le gouvernement du Canada à l’enquête de la CPM.

En espérant que ces informations seront utiles au Comité, je vous prie d’agréer, Monsieur le Député, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

A. François Daigle

A. François Daigle (il/lui)
Sous-ministre de la Justice et
sous procureur général du Canada