Bureaux de portefeuille
Décembre 2010

7. Observations – Droit des affaires et droit réglementaire


7. OBSERVATIONS – DROIT DES AFFAIRES ET DROIT RÉGLEMENTAIRE

7.1 Direction et communication

Le bureau du Portefeuille du DADR a élaboré des manuels de politiques et de procédures détaillés.

Les politiques et les procédures écrites aident à promouvoir l'exercice des activités de façon cohérente, efficiente et économique.

Le bureau du Portefeuille du DADR a fourni des documents liés aux politiques et aux procédures à l’équipe de vérification au début de l’examen sur place de la vérification. On nous a indiqué que les documents avaient été compilés dans le cadre d’une initiative visant à s’assurer que le portefeuille avait documenté tout ce qui se faisait au bureau avant le début de la vérification. Le bureau de portefeuille a indiqué que cet exercice s’est avéré utile puisque 90 pour cent des employés du bureau y travaillent depuis moins de deux ans. On nous a indiqué que les politiques et les procédures seront mises à jour chaque été et que tout au long de l’année, l’adjoint administratif du SMA prévoit compiler l'information sur les nouvelles procédures ou les nouveaux changements quand ils surviennent. De cette façon, les renseignements nécessaires seront rapidement utilisables lorsque les mises à jour annuelles sont apportées aux manuels.

Nous sommes d’accord avec cette approche.

Le bureau du Portefeuille du DADR doit jouer un rôle proactif afin d’aider les SJM à dégager et à aborder les problèmes de gestion horizontale, et de répondre aux exigences administratives ministérielles.

Une direction et des communications efficaces et appropriées sont essentielles pour garantir que les SJM disposent de l'information dont ils ont besoin pour adopter des pratiques uniformes dans la satisfaction des exigences administratives ministérielles.

Le bureau opérationnel du Portefeuille du DADR sert principalement de lien pour les renseignements et les demandes en direction et en provenance de ses SJM, du Secteur de la gestion et de la Direction générale du contrôleur ministériel. Les courriels qui sont acheminés et distribués aux SJM leur donnent des directives, des instructions, des avis et des renseignements sur des questions de droit, de gestion, d'affaires, de finances, de ressources humaines, d’ordre social et d'enseignement. Nous avons mentionné plus haut que des réunions, des conférences téléphoniques et des journées de réflexion complètent les courriels.

Malgré l’éventail de moyens utilisés pour communiquer l’information aux SJM, la plupart des chefs de SJM interrogés par l’équipe de vérification ont indiqué qu’un meilleur soutien de la part du bureau de portefeuille sur les défis administratifs courants et les enjeux horizontaux non liés aux questions de droit serait utile (p. ex. : établir une approche commune au sein du Portefeuille du DADR pour répondre aux demandes de formation linguistique et de congés de direction, d’aide à l’égard des pratiques de dotation, de mise en œuvre d’iCase, de configuration d’un bureau d’affaires, et de recouvrement des coûts).

Le soutien du bureau opérationnel du Portefeuille du DADR pourrait prendre la forme de guides de développement, de groupes de travail, de mentorat individuel, ou de formation aux employés administratifs des SJM sur ces défis administratifs. Nous avons conclu que le bureau opérationnel n’a utilisé aucun de ces moyens pour donner des directives aux SJM. Le bureau opérationnel nous a indiqué que la gamme d’expertise au sein des bureaux administratifs de ses SJM est vaste : les petits SJM ont peu d’employés administratifs et les employés eux-mêmes sont souvent très débutants; les SJM plus importants ont des effectifs administratifs plus importants, et parfois des directeurs de bureau à temps plein chevronnés qui ont des subordonnés possédant une expertise importante. Le bureau opérationnel du portefeuille a déclaré qu'il serait difficile de déterminer les services appropriés pour ces différents niveaux d'expertise, en particulier, car il s'agit d'un petit bureau opérationnel disposant de ressources limitées.

Selon l’expérience de l’équipe de vérification, la difficulté de s’adapter à une vaste expertise est légitime, mais pas une préoccupation prédominante. Depuis 2000, les vérifications de SJM ont relevé que les petits SJM risquent davantage d’avoir besoin de directives sur les questions administratives. Ils ont souvent seulement un ou deux employés débutants traitant les questions administratives qui ne connaissent souvent pas les systèmes et les procédures du ministère. Les SJM plus importants sont généralement plus autonomes et en mesure de traiter eux-mêmes la plupart des opérations. Les SJM plus petits nous ont aussi indiqué qu'ils ont besoin de l'aide du bureau opérationnel du portefeuille sur les questions administratives.

L’équipe de vérification estime que le bureau du Portefeuille du DADR doit être plus proactif dans la prestation de directives administratives et d'aide aux SJM au sein du portefeuille, en particulier les SJM plus petits. Tandis que le bureau de portefeuille met en œuvre les recommandations de la récente étude sur l’« empreinte », des ressources additionnelles devraient être mises à la disposition de son bureau d’affaires. Ces ressources devraient faciliter la prestation de ces types de services.

Il est nécessaire que le bureau du Portefeuille du DADR veille à ce que les pratiques exemplaires soient communiquées clairement aux SJM et aux régions.

On nous a indiqué que le bureau du Portefeuille du DADR communique les pratiques exemplaires dans le cadre de ses interactions courantes avec les SJM et les régions (c.-à-d. : au moyen de courriels, de déjeuners mensuels et de journées de réflexion annuelles). On nous a remis les copies de deux communications par courriel : une directive sur le contentieux des affaires civiles et un communiqué conjoint (du Portefeuille du DADR et du Portefeuille des affaires autochtones) sur la prestation d’avis sur les consultations avec les Autochtones.

Grâce à nos entrevues avec les SJM et les bureaux régionaux, nous avons relevé que les opinions étaient partagées à savoir si ces méthodes de communication étaient satisfaisantes, car certains SJM et bureaux régionaux ont indiqué la nécessité d'utiliser des moyens de communication plus officiels. Environ la moitié des SJM ont indiqué que les déjeuners mensuels étaient un mécanisme satisfaisant. En revanche, les bureaux régionaux ont réclamé des mécanismes plus officiels, et certains ont proposé qu’une partie de la journée de réflexion annuelle soit consacrée à cette question.

Il est important de communiquer clairement les pratiques exemplaires à tous les employés.

Recommandation et réponse de la direction

1. Il est recommandé que le SJM du Portefeuille du DADR veille à ce que le bureau opérationnel du Portefeuille joue un rôle de leadership proactif afin d’aider les SJM à cibler et à aborder les problèmes de gestion horizontale, et de répondre aux exigences administratives courantes.

D’accord. Tel qu’il est mentionné à la section 3.2 du rapport de vérification, la fonction de gestion des opérations ne dispose pas de ressources suffisantes selon les conclusions tirées dans le cadre du Projet de l’empreinte. Le Portefeuille du DADR a déjà pris des mesures pour accroître sa capacité de gestion des opérations pour pouvoir jouer un rôle proactif afin d’aider les SJM à cibler et à aborder les problèmes de gestion horizontale, et de répondre aux exigences administratives ministérielles.

La transformation de la fonction de gestion des opérations, un programme pluriannuel, est inscrite au plan d’activités 2011-2012 du Portefeuille du DADR, conditionnelle au financement par le processus ministériel d’allocation du Projet de l’empreinte.

Recommandation et réponse de la direction

2. Il est recommandé que le SMA du Portefeuille du DADR, veille à ce que les pratiques exemplaires soient communiquées clairement aux SJM et aux régions.

D’accord. Le Portefeuille du DADR communique déjà largement avec les SJM et les représentants régionaux au moyen de courriels, de déjeuners mensuels et de journées de réflexion annuelles pour tous les SJM et les régions. Le SMA du Portefeuille du DADR a institué un nouveau conseil d’entreprise pour discuter et collaborer au sujet des questions de gestion horizontales et des pratiques exemplaires. Ce comité, composé des directeurs exécutifs des SJM ou leurs représentants, et de leur personnel administratif, tiendra des réunions trimestrielles. De plus, le Portefeuille du DADR réexaminera l’ensemble de ses méthodes de communication en réponse à la vérification.

7.2 Administration des ressources financières

Le bureau du Portefeuille du DADR respecte les exigences de laLoi sur la gestion des finances publiques, mais il doit s’assurer que les factures du service des voyages du gouvernement sont rapprochées sur une base régulière.

Le bureau du Portefeuille du DADR se conforme à la Délégation des pouvoirs de signature en matière financière du ministère de la Justice, et des contrôles sont en place afin de garantir que les opérations financières sont effectuées conformément aux exigences de la LGFP. Cependant, la vérification d’un échantillon d’opérations financières a relevé une occurrence où le bureau avait été facturé deux fois par le service des voyages du gouvernement pour une demande de remboursement de frais de voyages de 6 761 $. La demande concernait le tarif aérien d’un voyage avec un itinéraire complexe qui avait changé plusieurs fois. Une enquête subséquente, sollicitée par l’équipe de vérification, a révélé que la facture avait été payée deux fois. Le bureau du Portefeuille du DADR a reçu un remboursement le 4 avril 2010.

L’équipe de vérification est d’avis que le bureau du Portefeuille du DADR doit mettre en œuvre un processus pour rapprocher la facture du service des voyages avec son registre de voyage afin de s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs.

Recommandation et réponse de la direction

3. Il est recommandé que le SMA du Portefeuille du DADR, s’assure que le bureau de portefeuille adopte une procédure pour garantir que les factures du service des voyages du gouvernement sont rapprochées sur une base régulière.

D’accord. Le Portefeuille du DADR a mis en œuvre des procédures additionnelles pour garantir l’amélioration du suivi et du rapprochement de l’ensemble des préparatifs de voyage et des coûts.

7.3 Gestion de l’information

Les pratiques de gestion des renseignements et des dossiers du bureau du Portefeuille du DADR sont satisfaisantes.

Le bureau du Portefeuille du DADR a rédigé ses procédures en matière de gestion des renseignements et des dossiers, y compris un protocole de gestion des documents électroniques pour le lecteur partagé. Le protocole indique que le stockage de documents électroniques sur le lecteur partagé ne vise pas à remplacer les responsabilités de l'employé qui doit s'assurer que les copies papier des documents sont consignées. On nous a indiqué que l’adjoint administratif du SMA a la responsabilité de renforcer les procédures en indiquant aux employés la procédure appropriée lorsqu’il constate qu’un dossier n’est pas traité correctement. Les dossiers confidentiels ou secrets sont stockés dans des armoires verrouillées et on consigne les renseignements sensibles dans un registre. Les documents (copie papier et électronique) sont consignés au dossier et enregistrés de façon opportune. Lorsqu’un dossier est clos au bureau de portefeuille, il est envoyé aux Services des dossiers du ministère de la Justice.

L’équipe de vérification estime que les pratiques de gestion des renseignements et des dossiers du bureau du Portefeuille du DADR sont satisfaisantes.

7.4 Interactions avec la Direction du contentieux

Les interactions du Portefeuille du DADR avec la Direction du contentieux sont satisfaisantes.

La plupart des interactions entre le Portefeuille du DADR et la Direction du contentieux se font par l'entremise des SJM du Portefeuille du DADR. Les affaires peuvent survenir partout au pays et mettre en cause des avocats plaidants situés dans les bureaux régionaux. La Direction du contentieux se fie aux bureaux régionaux et aux SJM pour identifier les dossiers à incidence majeure.

Les gestionnaires du bureau du Portefeuille du DADR et de la Direction du contentieux ont indiqué que la relation entre les deux unités est satisfaisante. Ils ont reconnu le défi continu consistant à s’assurer que les dossiers à incidence majeure sont identifiés correctement. On nous a mentionné que l’approche concernant la gestion des litiges et l'échange d'information sur les dossiers de litige est appropriée.

L’équipe de vérification est d’avis que les interactions du Portefeuille du DADR avec la Direction du contentieux sont satisfaisantes.