Services du droit fiscal section d’Ottawa
Juillet 2011
6. Observations – Gestion des risques et des dossiers juridiques
6.1 Gestion des risques
Aux SDF – Section d’Ottawa, la gestion des risques juridiques est adéquate.
La détermination et la gestion des risques sont cruciaux pour assurer le succès du travail relatif aux dossiers juridiques. Le dépistage précoce des risques liés aux dossiers, l’évaluation de leurs effets éventuels et la formulation de stratégies d’atténuation permettent aux membres de la profession juridique d’assurer que le travail de traitement des dossiers est complété avec succès.
Le SPGA associé (évaluation fiscale), Portefeuille des SDF, reçoit les avis d’appel directement de la Cour canadienne de l’impôt au sujet de dossiers de procédure générale, doit leur attribuer un niveau de risque initial et un niveau de complexité et assigner chaque dossier à une section régionale des SDF. Cette évaluation initiale du SPGA associé aide à maintenir le niveau d’uniformité au cours du processus d’évaluation des risques dans tout le Portefeuille.
Après qu’un dossier a été assigné aux SDF – Section d’Ottawa, le directeur et le directeur adjoint ont la responsabilité d’évaluer plus en profondeur les risques et les répercussions connexes et d’assigner le dossier au conseiller juridique. Lorsque le directeur n’est pas d’accord avec l’évaluation des risques et les répercussions connexes, il en discute avec le SPGA associé. Autrement, le dossier demeure assigné à l’avocat choisi pour qu’il entreprenne le travail.
On attribue à chaque dossier une évaluation du risque (risque faible, moyen ou élevé) en fonction de la possibilité d’avoir gain de cause dans le dossier. On estime si les répercussions éventuelles du dossier sur les clients seront mineures, moyennes ou majeures. Lorsque le niveau de risques et des répercussions sont confirmés et qu’un dossier est assigné à un avocat, les données relatives à chaque dossier sont saisies dans iCase qui attribue automatiquement une valeur numérique du risque basée sur une échelle de 1 à 9. La direction doit donner son approbation avant que des travaux soient entrepris dans tous les dossiers auxquels on a attribué un niveau de risque de 7, 8 ou 9. Ces dossiers font l’objet d’une surveillance étroite par le directeur et le directeur adjoint des SDF – Section d’Ottawa et le bureau du SPGA. Au cours du cycle de vie de chaque dossier des SDF, les avocats sont tenus de surveiller les facteurs qui ont des répercussions sur les niveaux initiaux de risque et de réévaluer constamment le risque global. Au cours de sa visite virtuelle du système iCase, l’équipe de vérification a vérifié si le processus d’évaluation des risques et des répercussions des dossiers consignés dans iCase fonctionnait comme prévu.
En se basant sur ses entrevues avec les employés des SDF – Section d’Ottawa et la haute direction de l’ARC et sur son examen de la documentation, l’équipe de vérification a conclu que la gestion des risques était effectuée comme il se doit par le personnel des SDF – Section d’Ottawa au cours de réunions régulières avec l’ARC et de discussions informelles fréquentes. Le personnel des SDF – Section d’Ottawa assure une surveillance continue et compare les rapports sur les risques avec l’ARC et assiste à des réunions semestrielles avec l’ARC pour examiner les dossiers à risque élevé. L’équipe de vérification a aussi été informée que le directeur des SDF – Section d’Ottawa avait la responsabilité de gérer les risques associés à chaque dossier assigné à sa section. Les conseils et l’aide du bureau du Portefeuille des SDF lui étaient offerts au besoin pour atténuer certains risques. L’ARC nous a également appris qu’elle participait à l’élaboration de toute stratégie d’atténuation des risques que les SDF décidaient d’utiliser au cas par cas.
Nous avons établi que les SDF – Section d’Ottawa ont en place un processus satisfaisant pour déterminer, évaluer et surveiller les risques.
6.2 Gestion des dossiers juridiques
Aux SDF – Section d’Ottawa, la gestion et l’administration des dossiers juridiques sont adéquates et conformes aux politiques du gouvernement et du Ministère.
La gestion et l’administration des dossiers juridiques des clients sont fondamentales pour fonctionner avec succès dans un environnement juridique. La gestion satisfaisante des dossiers permet de prendre des mesures efficaces et efficientes pour satisfaire aux besoins des clients et aux avocats d’avoir gain de cause au cours des procédures judiciaires.
Aux SDF – Section d’Ottawa, on utilise le système iCase, un système central de gestion des dossiers. Les normes du Ministère exigent que les données sur tous les dossiers qui ont trait aux SDF soient saisies dans le système iCase; des champs précis doivent être remplis conformément au Manuel des normes opérationnelles d’iCase. Des normes communes sont requises pour tous les portefeuilles du Ministère et des normes additionnelles sont adaptées aux besoins particuliers de chaque portefeuille. La haute direction du Portefeuille des SDF met à jour et adapte les normes, lorsqu’elle détermine qu’il existe un besoin d’amélioration de la normalisation, et elle veille à ce que les guides des politiques soient révisés au besoin. Ces normes adaptées aident à assurer la cohérence dans tout le Portefeuille des SDF et permettent à la direction de produire des rapports comparables pour le diverses sections régionales des SDF au pays.
Suivant le Manuel des normes opérationnelles d’iCase du Ministère, les données sur tous les nouveaux dossiers juridiques doivent être saisies dans iCase au cours de la semaine qui suit la réception de la documentation initiale. Le groupe des administrateurs d’iCase prépare des rapports périodiques par l’entremise d’iCase sur les dossiers dont les données sont saisies dans le système. La haute direction des SDF – Section d’Ottawa examine ces rapports et les compare aux dossiers assignés à la section pour assurer que les données relatives à toutes les affaires sont saisies adéquatement dans le système.
Les avocats et la direction nous ont dit que les dossiers étaient bien gérés dans iCase et administrés adéquatement à la Section d’Ottawa. La haute direction des SDF – Section d’Ottawa nous a dit que cette section respectait régulièrement les délais de présentation fixés par les tribunaux.
L'équipe de vérification a effectué une visite virtuelle de haut niveau d’iCase avec le sous‑ministre adjoint associé. Elle a observé une piste de vérification appropriée comprenant les approbations finales de la haute direction et les dates correspondantes permettant d’appuyer la gestion efficace des dossiers des clients. Ses entrevues avec le personnel de l’ARC et sa visite virtuelle d’iCase a permis à l’équipe de vérification de se rendre compte que les délais de présentation étaient respectés et que les dossiers juridiques étaient gérés de façon satisfaisante.
La haute direction de l’ARC a dit à l’équipe de vérification que l’ARC était satisfaite de la gestion des dossiers juridiques par les SDF – Section d’Ottawa. Les cadres supérieurs de l’ARC ont indiqué que les avocats des SDF étaient enthousiastes au sujet de leur travail et qu’ils dépassaient régulièrement les attentes de l’ARC sur le plan de la gestion des dossiers juridiques et de la prestation de services juridiques.
Nous sommes d’avis que des mesures adéquates ont été prises aux SDF – Section d’Ottawa pour gérer et administrer les dossiers juridiques et que les mécanismes mis en place fonctionnent de façon satisfaisante.
6.3 Prévisions au sujet de la demande de services juridiques
Aux SDF – Section d’Ottawa, on prévoit adéquatement la demande de travail juridique.
Les prévisions au sujet de la future charge de travail sont cruciales pour gérer efficacement les activités juridiques.
La Section d’Ottawa des SDF mène principale des poursuites relatives aux décisions de l’ARC en matière d’impôt. La fonction du contentieux était de nature essentiellement réactive, il est donc difficile de faire des prévisions au sujet des futures demandes de services juridiques au SDF. Au cours de nos entrevues avec la direction des SDF – Section d’Ottawa et de l’ARC et de notre examen de la documentation, nous avons constaté que dans cette section, on cherchait à déterminer la future demande de services juridiques dans la mesure du possible. Des réunions officielles étaient organisées régulièrement entre les employés de l’ARC et des SDF – Section d’Ottawa pour discuter du travail en cours et du futur travail relatifs à l’impôt (p. ex. les appels interjetés relativement à des décisions judiciaires récentes, de nouveaux textes législatifs sur l’impôt et les dossiers d’affaires courantes). Il y avait également des communications informelles par téléphone et par courriel. La haute direction de la Section d’Ottawa nous a confirmé que l’ARC tenait régulièrement la Section d’Ottawa au courant des prochains dossiers et discutait avec elle des risques présentés par les dossiers et des niveaux de complexité des nouvelles affaires.
Nous sommes d’avis que la Section d’Ottawa des SDF gère adéquatement et efficacement la future demande de services juridiques.
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