Services du droit fiscal section d’Ottawa
Juillet 2011

4. Observations – Systèmes d’information

4.1 Fiabilité des systèmes d’information pour la prise des décisions

Le personnel des SDF – Section d’Ottawa nous a dit que la fonction de recherche du Sentier fiscal n’est pas conviviale.

Les systèmes d’information sont des outils essentiels au cours du processus décisionnel d’une organisation. Des systèmes internes doivent être développés pour faciliter le processus décisionnel et fournir de l’information à jour et cohérente aux utilisateurs. Ils doivent être conviviaux et fournir de l’information pertinente, opportune et exacte.

Le système d’information Sentier fiscal a été développé à l’interne expressément pour le Portefeuille des SDF. Ce système est relié au système d’information du Ministère connu sous le nom de GASPARD, un système complet de gestion des connaissances tenu par le Ministère. Le Sentier fiscal se veut un outil de gestion des connaissances pour les SDF. Le coordonnateur national de la formation, établi à Montréal, a la responsabilité de mettre à jour le Sentier fiscal et d’en assurer la maintenance; ces responsabilités ont été attribuées au titulaire de ce poste il y a environ trois ans. Selon le coordonnateur national de la formation, le Sentier fiscal existe depuis plusieurs années, mais sa maintenance n’a pas été assurée adéquatement pour qu’il demeure pertinent et utile pour les avocats des SDF. Pour augmenter l’utilité, la pertinence et l’exactitude de ce système, le Portefeuille des SDF a créé un comité éditorial où siège un représentant de chaque section régionale des SDF pour aider le coordonnateur national de la formation à garnir ce système de données. Un adjoint administratif à Montréal saisit les données et le coordonnateur national de la formation supervise et surveille l’information saisie dans le système.

Tous les gestionnaires et tous les employés des SDF – Section d’Ottawa nous ont indiqué que le Sentier fiscal n’est pas convivial, car sa fonction de recherche n’est pas fiable. Les recherches ne donnent souvent que quelques résultats ou des résultats non pertinents. Cette faiblesse de la fonction de recherche est le principal motif pour lequel les employés des SDF utilisent des bases de données et des sources plus fiables comme CanLII, pour obtenir l’information juridique dont ils ont besoin pour prendre des décisions.

La haute direction des SDF – Section d’Ottawa nous a indiqué que le Sentier fiscal était censé devenir le système central d’information pour les recherches et la tenue des mémoires juridiques, des décisions judiciaires et des autres renseignements sur les dossiers traités par les SDF. L’équipe de vérification a constaté que le Sentier fiscal ne jouait actuellement pas ce rôle. Le personnel juridique nous a dit qu’il utilisait le Sentier fiscal à des fins administratives de base, comme l’établissement de liens avec l’annuaire téléphonique des SDF, l’établissement de liens avec d’autres sites Web pertinents sur le droit canadien et l’accès aux séances et aux documents « des webinaires et de la formation ».

Pour que le Sentier fiscal devienne la principale source d’information aux fins du processus décisionnel, sa fonctionnalité de recherche doit être améliorée.

iCase est un outil efficace de gestion de l’information pour suivre les renseignements sur la comptabilisation du temps et le cheminement des dossiers juridiques aux SDF – Section d’Ottawa.

Une information exacte et complète sur la comptabilisation du temps est essentielle pour appuyer la direction dans ses responsabilités de prise de décisions. Des dossiers fiables et exacts sur la comptabilisation du temps sont cruciaux pour prendre des décisions satisfaisantes sur la répartition équitable des ressources et de la charge de travail.

Aux SDF – Section d’Ottawa, comme dans l’ensemble du Ministère, tous les avocats et parajuristes doivent enregistrer le temps qu’ils consacrent aux dossiers des clients. Chaque employé des SDF doit enregistrer le temps qu’il passe à traiter les dossiers des clients dans le système iCase pour que les données dans iCase soient actuelles. Ce système est une application basée sur le Web et il a été conçu par le Ministère pour améliorer la gestion des dossiers, la comptabilisation du temps et la préparation de rapports instructifs de gestion. La version d’iCase utilisée par les SDF – Section d’Ottawa a été modifiée et adaptée aux besoins du Portefeuille des SDF.

La haute direction des SDF – Section d’Ottawa a informé l’équipe de vérification que le système iCase était un outil très utile pour suivre le cheminement des dossiers et le temps passé par chaque ressource à traiter les dossiers des clients. À l’issue de nos consultations, de notre examen des manuels des activités et de notre visite virtuelle du système iCase avec la haute direction des SDF – Section d’Ottawa, nous avons conclu qu’iCase était un système d’information complet qui saisissait les données pertinentes sur les activités quotidiennes des employés. Ce système est également utilisé pour suivre le temps passé par les employés à accomplir des tâches autres que le travail relatif aux dossiers, comme les activités de formation et les fonctions administratives. La haute direction nous a indiqué que les employés étaient très satisfaits du système iCase, particulièrement à cause de sa fonctionnalité étendue. iCase produit des rapports réguliers et utiles pour la haute direction des SDF – Section d’Ottawa. On nous a dit que la haute direction était satisfaite des données contenues dans chaque rapport et que les rapports préparés au moyen d’iCase étaient utiles pour déterminer les tendances et prendre des décisions basées sur ces tendances. L’équipe de vérification a également appris que la direction était d’avis que l’utilité de ces rapports résultait directement de la saisie de l’information sur la comptabilisation du temps par les employés des SDF, opportunément et exactement.

Nous avons conclu que le système iCase était un système valable de gestion de l’information. Sa fonctionnalité est solide et permet à la direction des SDF – Section d’Ottawa de suivre efficacement la charge de travail, de déterminer les tendances et de superviser les dossiers de comptabilisation du temps des employés.

Recommandation et réponse de la direction

5. Il est recommandé que le directeur des SDF – Section d’Ottawa, conjointement avec le SPGA, Portefeuille des SDF, détermine des options appropriées pour améliorer la fonction de recherche du Sentier fiscal. (risque moyen)

D’accord. Les SDF – Section d’Ottawa collaboreront avec le Bureau de la SPGA du Portefeuille des SDF qui assume la responsabilité du site intranet du Sentier fiscal. Le Portefeuille travaillera aussi en étroite collaboration avec la Direction de la gestion de la pratique du droit en vue d’intégrer, dans Justipedia, de la composante de la gestion du savoir du Sentier fiscal. Date d’échéance : D’ici la fin de l’année (2011), à la discrétion des responsables de l’initiative ministérielle Justipedia.