Vérification du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire – Bureau régional de la Colombie-Britannique
Le 3 octobre 2012

1. Introduction

1.1 Contexte

8. Aux termes de la Loi sur le ministère de la Justice, le ministère de la Justice est responsable des affaires juridiques de l’ensemble de l’administration fédérale et de la prestation de services juridiques aux ministères et organismes. Par conséquent, tous les ministères et organismes fédéraux que l’on appelle « clients », sauf quelques exceptions, doivent faire appel au ministère de la Justice (MJ) lorsqu’ils ont besoin de services juridiques. Les services juridiques sont fournis par 15 services juridiques ministériels (SJM) dont les bureaux sont situés dans les locaux des ministères ou des organismes clients, par des spécialistes fonctionnels à l’échelle nationale et par des spécialistes fonctionnels dans un des six bureaux régionaux.

9. Les quelque 500 membres du personnel du Bureau régional de la Colombie-Britannique au centre-ville de Vancouver travaillent ensemble pour offrir une grande variété de services juridiques aux ministères et organismes fédéraux dans toute la province et ailleurs au pays dans les cas où les avocats du BRCB s’occupent de dossiers. Le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire fournit des services juridiques aux clients du gouvernement dont le mandat porte en grande partie sur le droit des affaires et le droit réglementaire. Le PDADR est composé de deux sections : la Section des services de consultation juridique et la Section du contentieux. L’autorité hiérarchique de ces sections est le directeur régional principal du BRCB, alors que l’autorité fonctionnelle est le sous-ministre adjoint du PDADR. Le directeur régional principal et le sous-ministre adjoint du PDADR relèvent tous les deux du sous-ministre délégué. 

10. La Section des services de consultation juridique fournit des conseils juridiques relatifs à un vaste éventail de questions particulières, en mettant l’accent sur les transactions immobilières et commerciales, à divers ministères fédéraux, dont Pêches et Océans Canada, le ministère de la Défense nationale, Parcs Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Transports Canada et Diversification de l’économie de l’Ouest. La Section possède une expertise dans les domaines suivants : droit autochtone, droit administratif, droit commercial, droit contractuel, droit de la construction, droit environnemental, droit de la pêche, droit maritime et droit immobilier. La section des Services consultatifs est composée d’environ 19 avocats et 9 employés de soutien.

11. La Section du contentieux représente le procureur général du Canada dans des affaires en matière civile et fournit une vaste gamme de services de contentieux dans de nombreux domaines à ses clients du Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire, du Portefeuille des organismes centraux et du Portefeuille de la Justice. Parmi les principaux champs d’expertise de la Section du contentieux, mentionnons ceux-ci : responsabilité du gouvernement, droit constitutionnel et administratif, droit réglementaire, droits de la personne, droit environnemental et droit relatif au respect de la vie privée. Les avocats de la Section représentent la Couronne durant les audiences devant la Cour suprême de la Colombie-Britannique, la Cour d’appel de la Colombie-Britannique, ainsi que les cours et les divers tribunaux administratifs fédéraux. Cette section comprend environ 34 avocats et 36 employés de soutien. 

1.2 Objectif et portée de la vérification

12. La présente vérification était prévue dans le Plan de vérification interne 2011-2012. L’objectif global de la vérification consistait à évaluer le cadre de gestion dans lequel le PDADR au BRCB fournit des services à ses clients, notamment :

13. Les phases de planification et d’examen de la vérification se sont déroulées de février à juin 2012. L’examen approfondi a été réalisé au Bureau régional de la Colombie-Britannique situé à Vancouver.

1.3 Évaluation des risques

14. L’évaluation initiale des risques menée durant la phase de planification a permis d’établir les risques potentiels suivants dans l’administration du PDADR au BRCB :

1.4 Critères de vérification

15. Les critères de vérification ont été définis au cours de la phase de planification de la vérification en prenant appui sur les directives du SCT sur la vérification des cadres de gestion énoncées dans « Les contrôles de gestion de base : guide à l’intention des vérificateurs internes ».

16. Pour obtenir un aperçu des critères de vérification, voir l’Annexe A.

1.5 Approche et méthodologie

17. L’approche et la méthodologie utilisées étaient conformes aux normes de vérification interne de l’Institute of Internal Auditors et respectaient la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et ses lignes directrices et procédures connexes.

18. Une description détaillée de l'approche et de la méthodologie est présentée à l’Annexe C.

1.6 Principales constatations

19 L'équipe de vérification a relevé les secteurs suivants où le cadre est conçu adéquatement et mis en application efficacement :

20. Les vérificateurs ont aussi désigné les secteurs suivants comme secteurs à améliorer :

1.7 Forces observées

21. Un des points forts digne de mention qui a été observé lors de la vérification est le Comité d’attribution des dossiers. Depuis septembre 2008, les attributions de tous les nouveaux dossiers à risque élevé sont faites par le Comité d’attribution des dossiers, qui est composé du directeur général régional, des avocats responsables de la gestion des risques juridiques et des cadres supérieurs juridiques. Le processus d’attribution tient compte des compétences, de l’expérience, de la capacité, de la charge de travail et des intérêts des avocats au sein du BRCB. Le processus permet de garantir que les avocats attitrés aux dossiers sont les plus aptes à assumer une telle responsabilité, en plus de fournir l’occasion aux avocats de travailler à l’extérieur de leur section, s’ils souhaitent le faire. En outre, le processus d’attribution accroît la capacité du BRCB de mettre en place une équipe d’avocats ayant un vaste éventail de compétences et une solide expérience.

2.0 Constatations, recommandations et réponses de la gestion

2.1 Organisation

Critère de vérification :

Une structure de gouvernance et d’organisation appropriée a été établie et communiquée; elle est propice à la réalisation des objectifs et des besoins opérationnels. [Critère de vérification 1.0]

Constatation clé :

Les rôles et les responsabilités des parajuristes du PDADR au BRCB varient en fonction des avocats attitrés.

22. Il est essentiel que les membres du personnel aient une compréhension claire de leurs rôles et de leurs responsabilités pour favoriser la mobilisation et assurer le succès de l’organisation.

23. Les gestionnaires et les employés du PDADR au BRCB ont indiqué que, en règle générale, la structure organisationnelle des sections fonctionne adéquatement, que les rôles sont clairement établis et bien communiqués et que leurs descriptions de travail reflètent fidèlement leurs tâches et leurs responsabilités actuelles.

24. Toutefois, des entrevues menées auprès de parajuristes et d’avocats ont révélé que les rôles et les responsabilités des parajuristes varient en fonction des avocats attitrés. Sous la supervision d’un professionnel du droit, les parajuristes accomplissent une variété de tâches telles que la recherche, la compilation, la rédaction d’ébauches de procédures diverses et l’élaboration de dossiers pour la cour, et ce dans plusieurs domaines juridiques. De nombreux avocats ont reconnu ne pas savoir exactement quel est le rôle des parajuristes et quelles tâches ils sont capables d’exécuter. Cette question a également été soulevée par des parajuristes lors d’un sondage mené en 2010 par le Comité régional du contentieux et du droit (CRCD).

25. Le manque de clarté sur les rôles et les responsabilités des parajuristes pourrait nuire au rendement à la fois des individus et de l’organisation.

Recommandation et réponse de la haute direction

Il est recommandé que le directeur général régional du Bureau régional de la Colombie-Britannique veille à ce que les rôles et les responsabilités des parajuristes au sein du PDADR au BRCB soient examinés, clarifiés et communiqués. (Risque faible)

Acceptée. Le directeur général régional du Bureau régional de la Colombie-Britannique s'assurera que le directeur, Droit des affaires et droit réglementaire – Conseils, et que le directeur, Droit des affaires et droit réglementaire – Contentieux :

  1. examinent les rôles des parajuristes (EC-01 - EC-05) avec le coordonnateur principal des parajuristes (date d'achèvement ciblée : 1er octobre 2012);
  2. ordonnent et supervisent la prestation de formation à l'intention des avocats et des parajuristes sur les pratiques exemplaires relatives à l'utilisation efficace des parajuristes (date d'achèvement ciblée : 31 octobre 2012);
  3. rédigent et diffusent un protocole sur les rôles et les responsabilités des EC du PDADR au BRCB et sur l'attribution des dossiers aux EC (date d'achèvement ciblée : 30 novembre 2012).

2.2 Contrôle

Critère de vérification :

Les ressources (humaines, financières et matérielles) sont prévues, gérées et appuyées adéquatement. [Critère de vérification 3.0]

Constatation clé :

Des exigences législatives et stratégiques récentes ont donné lieu à un nombre accru de tâches administratives et d’exigences en matière de préparation de rapports au sein du PDADR au BRCB.

26. Une gestion efficace de la charge de travail favorise la réalisation des objectifs organisationnels en recentrant les ressources et les processus opérationnels dans un milieu dynamique.

27. Le PDADR au BRCB dispose de processus adéquats de gestion de la charge de travail juridique. L’attribution et la surveillance de la charge de travail dans le cas des dossiers juridiques à risque élevé sont réalisées par le truchement du Comité d’attribution des dossiers – qui s’est avéré être une force.

28. On a mis sur pied un Comité de liaison administrative pour veiller à la gestion de la charge de travail administrative. Le Comité est composé de gestionnaires administratifs qui se réunissent chaque mois pour discuter de questions communes, des nouvelles politiques et des changements opérationnels relatifs à la préparation des rapports ou des changements procéduraux dans des domaines comme les finances, l’approvisionnement, la gestion de l’information et la technologie de l’information.

29. Bien que le Comité de liaison administrative déploie des efforts afin de résoudre les problèmes liés à la gestion de la charge de travail administrative, l’augmentation sans cesse croissante des tâches administratives et des exigences en matière de préparation de rapports est préoccupante. Les nouvelles exigences législatives et stratégiques ont conduit à de nouvelles politiques et à de nouveaux processus, ainsi qu’à des exigences accrues en matière de conformité et de responsabilisation. Cependant, le PDADR au BRCB n’a pas examiné ses processus opérationnels au cours des dernières années afin d’évaluer leur pertinence ou d’établir si les différentes tâches pourraient être accomplies plus efficacement. Il y a un risque que les pressions accrues exercées sur la charge de travail administrative aient des effets négatifs sur la qualité du travail et sur la capacité du PDADR au BRCB de réaliser ses objectifs et de remplir son mandat.

Recommandation et réponse de la haute direction

Il est recommandé que le directeur général régional du Bureau régional de la Colombie-Britannique veille à ce que les tâches administratives soient examinées dans le contexte de la rationalisation des processus aux fins d’une plus grande efficience. (Risque faible)

Acceptée. Le directeur général régional du Bureau régional de la Colombie-Britannique s'assurera que le directeur, Droit des affaires et droit réglementaire – Conseils, et que le directeur, Droit des affaires et droit réglementaire – Contentieux :  

  1. examine les tâches administratives en créant un registre et en demandant au personnel de consigner toutes les tâches administratives effectuées (date d’achèvement ciblée : le 15 octobre 2012);
  2. établisse l’ordre de priorité des tâches et qu’on les analyse afin de cerner toute lacune au chapitre des ressources et du nombre d’employés, y compris en ce qui concerne le degré de délégation (date d’achèvement ciblée : le 31 décembre 2012);
  3. communique et mette en œuvre tout changement requis à la suite de l’examen et de l’analyse (date d’achèvement ciblée : le 15 janvier 2013).

3.0 Conclusion

30. Le Portefeuille du droit des affaires et du droit réglementaire (PDADR) au Bureau régional de la Colombie-Britannique (BRCB) du ministère de la Justice a un cadre de gestion généralement adéquat pour la prestation des services aux clients.

31. Le cadre de gestion traite de la gouvernance, de l’évaluation des risques, de la gestion des dossiers juridiques et de la prévision de la demande de services juridiques. Il comporte des systèmes d’information fiables servant à la prise de décisions et à la responsabilisation, et des interfaces adéquates avec d’autres sections du Ministère et avec des ministères clients. Enfin, il affiche un niveau adéquat de satisfaction des clients à l’égard des services juridiques reçus.

32. Parmi les recommandations ayant pour but d’améliorer le fonctionnement du PDADR au BRCB, mentionnons les suivantes : préciser les rôles et les responsabilités des parajuristes et examiner les tâches administratives dans le contexte de la rationalisation des processus aux fins d’une plus grande efficience. Le besoin d’une amélioration dans ces divers domaines a conduit aux recommandations contenues dans le présent rapport.