ÉTUDE PILOTE D'UNE MÉTHODE D'EXAMEN DE DOSSIERS CLASSÉS RELATIFS AU CRIME ORGANISÉ

3. Constatation faites lors des visites sur place

3. CONSTATATIONS FAITES LORS DES VISITES SUR PLACE

Les visites des six bureaux régionaux ont été effectuées entre la mi-juin et la fin de juillet 2003. Chaque visite a duré de trois à quatre jours ouvrables, selon le nombre de dossiers relatifs au crime organisé disponibles à des fins d'examen. Sauf dans le cas du bureau d'Ottawa-Gatineau, dont certains dossiers étaient conservés à l'administration centrale du ministère de la Justice, les dossiers ont été examinés dans les bureaux régionaux. Dans certains cas, les dossiers étaient entreposés sur place. Dans d'autres cas, ils avaient été retirés de lieux d'entreposage externes.

Dans l'ensemble des six bureaux, un total de 114 dossiers ont été identifiés par les bureaux régionaux comme des dossiers relatifs au crime organisé, soit en moyenne 19 dossiers par bureau. Au cours des visites sur place, un total de 85 dossiers ont été examinés, soit en moyenne 14 dossiers examinés par bureau. Les 29 dossiers identifiés mais non examinés étaient soit incomplets soit encore actifs. L'examen de chaque dossier a pris entre 20 et 240 minutes, soit en moyenne 82 minutes.

Tel qu'indiqué ci-dessus, un des objectifs clés des visites sur place était d'évaluer la facilité ou la difficulté à extraire des renseignements de ces dossiers. Afin de faciliter et de structurer les examens de dossiers, une fiche d'examen de dossier (annexe A) a été établie et mise à l'essai au préalable.

A. DISPONIBILITÉ DES DIFFÉRENTS ÉLÉMENTS DE DONNÉES

Les types de renseignements spécifiques recueillis lors de l'examen des dossiers, de même que nos constatations quant à leur disponibilité, sont résumés dans le tableau ci-dessous. Notez que les trois cotes : rarement, parfois et facilement disponible traduisent à la fois l'aspect quantitatif de la fréquence à laquelle l'information était repérable et l'aspect qualitatif de l'examen de dossiers en ce qui a trait à l'effort requis pour trouver les renseignements et le degré de confiance que nous avions dans leur exactitude. Par exemple, parmi les 85 dossiers examinés, la variable " date de début de l'enquête " avait été consignée 69 fois. Cependant, la date a souvent été qualifiée de " possible " ou de " première date au dossier " ou de date figurant sur un des premiers documents; par conséquent, bien qu'une certaine date ait été consignée, la validité de cette date comme véritable date de début de l'enquête était souvent inconnue. En outre, les deux examinateurs ont trouvé qu'ils devaient passer beaucoup de temps à lire attentivement les documents seulement pour trouver ces dates potentielles. En pareils cas, lorsque les renseignements recherchés étaient repérés pour la majorité des dossiers, mais que cela exigeait beaucoup de temps et d'efforts, la cote " parfois disponible " a été utilisée, puisque ces données n'étaient pas " facilement " disponibles.

Pour ce qui concerne la disponibilité de documents clés dans les dossiers examinés, veuillez vous reporter au tableau 3.1 au chapitre III ci-dessous.

Tableau 2.1

En ce qui concerne cette dernière catégorie de données, il convient de noter que plusieurs provinces utilisent un système automatisé d'administration judiciaire qui consigne en détail les résultats des poursuites. Seuls les dossiers sur papier du bureau du SFP à Edmonton contenaient des données provenant du système provincial. Compte tenu de la valeur potentielle des renseignements relatifs au résultat des poursuites tant à des fins de recherche qu'à des fins d'évaluation, de même qu'à des fins d'évaluation du rendement, il serait peut-être opportun que les bureaux régionaux établissent des liens avec ces systèmes pour acquérir sur une base régulière des données sur le résultat des poursuites afin d'inclure ces données dans les dossiers sur papier ainsi que dans CASEVIEW.

B. ÉVALUATION D'ENSEMBLE DES VISITES SUR PLACE

1. Accès aux dossiers

La plupart des dossiers identifiés par les bureaux régionaux répondaient au critère chronologique de base, c'est-à-dire qu'ils avaient été classés avant le moment de la visite sur place. Cependant, certains se sont révélés encore actifs pour une raison ou une autre (cause portée en appel, dossier lié à une autre poursuite encore en cours, dossier pas encore classé pour des raisons administratives). Dans plusieurs cas, ces dossiers encore actifs se trouvaient dans les bureaux des procureurs ou dans des lieux d'entreposage temporaire, ce qui les rendait difficiles à obtenir. Dans le cadre de toute phase 2 du présent projet, il importera de sélectionner à des fins d'examen uniquement des dossiers qui sont clairement classés.

2. Organisation des dossiers

En général, la facilité à extraire des renseignements des dossiers dans les bureaux régionaux variait grandement en fonction des pratiques locales en matière d'organisation et d'archivage des dossiers. Même au sein d'un même bureau, les pratiques variaient d'un procureur à l'autre. Certains dossiers étaient complets en ce sens qu'ils contenaient tous les documents clés se rapportant à une poursuite. D'autres contenaient seulement des renseignements partiels; le renvoi à d'autres dossiers connexes (le cas échéant) était nécessaire pour repérer l'information que nous recherchions. Dans certains cas, des parties importantes des dossiers n'ont pas pu être retrouvées malgré les efforts du personnel administratif des bureaux.

Dans la plupart des bureaux, environ 80 à 85 % de l'information que nous recherchions dans des dossiers volumineux était disponible dans les chemises-couvertures sans que nous n'ayons à ouvrir les caisses. Ce processus était grandement facilité par la présence d'index du dossier qui énuméraient les éléments contenus dans les différentes chemises et caisses. L'accès à ces listes a permis une recherche plus ciblée et plus efficace des documents conservés dans des caisses. Certains des bureaux nous ont envoyé des index des dossiers préalablement à nos visites sur place afin que nous puissions leur indiquer de quelles caisses nous aurions besoin, de sorte que le bureau n'ait pas à sortir des caisses qui ne seraient pas ouvertes.

3. Établissements et soutien

Tous les bureaux visités aux fins du présent projet ont été capables de fournir à nos examinateurs un espace de travail confortable et commode sur place. En général, les dossiers à examiner étaient à portée de la main et étaient bien identifiés. Dans tous les bureaux, le personnel a offert un soutien utile.